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监理工程师通知单是针对施工现场存在突出、有一定危险程度的问题而签发，其效力高于监理联系单及监理工程师函，前者要求施工单位务必限期整改并作出书面回复，后两类文件无强制性回复特性，多用于前期提示、传达上级部门文件等，反映事前控制。但甲级监理公司发现一些监理从业人员在编写该文件时存在以下诸多不当之处，以供参考。
一、对施工项目部的称呼不当
一些监理机构称之为“贵司”，其实施工单位项目部是代表施工企业驻场履行施工承包合同的机构，施工现场发生问题的直接责任者及监理文件接收者均为施工项目部，而非施工企业。
且监理机构与施工项目部是监理与被监理的关系，彼此并无合同关系约束，监理机构正常开展工作是代表建设单位进行工程管理，编写此类文件应立足于严肃立场。
二、自称不当
监理文件编写者多自称“本监理单位”，根据规定，监理企业派驻施工现场履行合同的是监理机构，同样它是监理企业的代表，针对现场存在的诸多问题，监理文件签发者是监理机构，而非监理企业。同样监理文件签发章为监理机构专用章而非监理企业公章。
三、问题描述证据模糊
一些刚从业的监理人员在编写文件时不可避免地使用诸如“现浇结构尺寸偏大”、“钢筋网眼疏密不均”等带有主观感性的语句。监理工作应该基于施工现场实测实量，一个问题结论的作出必须有客观数据来支撑，所以有必要引入数据来证明监理方观点。
四、指示口吻不当
针对某问题作出的指示应该是“要求”、“责令”等严肃性动词，毕竟采用监理通知单反映的质量安全问题都较为严重，所以有必要让责任单位理解监理机构指令的权威性、时效性。不过一些文件编写者运用“烦请”、“建议”等带有商量或犹豫性用词就不合适。
五、结语不当
通常情况下，在监理文件作出指示后以“特此通知”或“特此函告”结束，少数编写者模仿施工单位附上“顺祝商祺”，此为画蛇添足之举，与工作无直接联系，反而降低文件严肃性。
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